Duidelijk overzicht – eenvoudige werking

Evenementenkluis is een online platform voor de coördinatie van evenementaanvragen binnen jouw gemeente. De focus ligt op digitale efficiëntie door gebruik te maken van formulieren en dashboards die zowel voor de organisatoren als voor het gemeentebestuur de workload verlichten.

iso-mountain

Ready – set – GO!

Na een eerste ingave van een evenement door de organisator en het invullen van de basisvragenlijst, krijg je als gemeente meteen een duidelijk zicht op de aard van het evenement in kwestie. Op basis daarvan wordt nagegaan welke verplichte en optionele formulieren de organisator moet of kan invullen. Dit verloopt allemaal automatisch, gebaseerd op de procedures die jullie, als gemeente, zelf hebben opgezet in jullie Evenementenkluis. Dit is het startpunt van de hele flow: de organisator beschikt nu over een lijst van in te vullen formulieren. Nu kan hij, in samenwerking met de gemeente, beginnen aan de gestructureerde afhandeling van elke aanvraag. 

content-gemeenten

Deadlines

Elk evenement is anders, maar wat telkens terugkomt, is een zekere mate van fasering in de organisatie. Dit zorgt ervoor dat het voor een organisator nagenoeg onmogelijk is om alle aanvragen tegelijk te vervolledigen en in te dienen voor goedkeuring. Met Evenementenkluis is dit ook niet nodig

Op basis van de procedures die jullie als gemeente hebben ingebouwd in jullie Evenementenkluis, ontvangt de organisator een overzicht van verplichte en optionele aanvragen. Op elke aanvraag wordt een afzonderlijke deadline gekleefd, zodat een correcte timing kan worden aangehouden. Daarnaast is elke aanvraag voorzien van een specifieke kleurencode die aangeeft wat de stand van zaken is voor de behandeling van het document in kwestie.

Duidelijk overzicht – altijd!

Om een eenvoudige opvolging te verzekeren, werd een uiterst overzichtelijk dashboard uitgewerkt. Alle relevante informatie wordt hier netjes digitaal gebundeld, hetgeen raadpleging en mogelijke aanpassingsrondes vergemakkelijkt. 

Het dashboard dat jullie als gemeente gebruiken, geeft een mooi overzicht van alle aankomende evenementen, de aandachtspunten, openstaande berichten, nood aan extra overleg, en dergelijke meer. Kortom, in 1 blik kan getaxeerd worden of alles op schema zit en of er actie vereist is bij bepaalde evenementen of specifieke aanvraagformulieren.

Publicatie gemeentewebsite en Uit in Vlaanderen

Tijdens het proces heeft de gemeente de mogelijkheid om een evenement te publiceren op de gemeentewebsite en op Uit in Vlaanderen. Dit zal het evenement extra in de kijker zetten zonder dat de organisator er extra tijd in moet investeren.

Modules & integraties

De Evenementenkluis evolueert constant. Er worden wekelijks nieuwe functies gelanceerd. Een uitleenmodule (materiaal uitlenen) is opbouw en een integratie met GIPOD (inname openbaar domein) komt later dit jaar. Verder plannen we ook integraties met derde partijen voor facturatie, notulenbeheer en de Vlaamse Overheid.

Alles is bespreekbaar en kan na overleg gebouwd worden.

Klaar voor een vereenvoudigde evenementorganisatie?

Contacteer ons

Deze gemeenten zijn reeds aan de slag met Evenementenkluis

Logo Mol - Evenementenkluis
Logo Balen - Evenementenkluis
Logo Kasterlee - Evenementenkluis
Logo Dessel - Evenementenkluis
logo-symbol