Eenvoudige organisatie – efficiënte uitvoering

Evenementenkluis is een online platform voor de coördinatie van evenementaanvragen binnen jouw gemeente. Het digitale loket zorgt ervoor dat de organisatie van evenementen op een eenvoudige en overzichtelijke manier kan gebeuren. De focus ligt op digitale efficiëntie door gebruik te maken van formulieren en dashboards die de workload voor de organisator aanzienlijk verlichten.

organisatoren

De eerste stap

Bij de eerste aanmelding van evenement in de Evenementenkluis krijg je als organisator een korte vragenlijst voorgelegd. Hierin wordt via enkele simpele meerkeuzevragen gepolst naar de aard van het evenement. Op basis daarvan wordt nagegaan welke verplichte en optionele formulieren ingediend moeten worden. Dit is het startpunt van de hele afhandeling: de lijst van formulieren is voorhanden, nu kan er begonnen worden aan de gestructureerde opvolging.

content-organisatoren

Gefaseerde afhandeling

Het projectmatige verloop van evenementen zorgt ervoor dat het voor een organisator nagenoeg onmogelijk is om alle aanvragen tegelijk te vervolledigen en in te dienen voor goedkeuring. Met de Evenementenkluis is dit ook niet nodig

Als organisator krijg je een duidelijk overzicht van verplichte en optionele formulieren. Op elk formulier wordt een afzonderlijke deadline gekleefd, zodat een correcte timing vlot kan worden aangehouden. Daarnaast is elke aanvraag voorzien van een specifieke kleurencode die aangeeft wat de stand van zaken is voor de behandeling van het formulier in kwestie.

Duidelijk overzicht – altijd!

Om een eenvoudige opvolging te verzekeren, werd een uiterst overzichtelijk dashboard uitgewerkt. Alle informatie voor een bepaald evenement worden hier netjes digitaal gebundeld, hetgeen raadpleging en communicatie vergemakkelijkt. 

In 1 oogopslag heb je als organisator een overzicht van hun verschillende formulieren: deadlines, stand van zaken, openstaande berichten, enzovoort. Kortom, zonder veel moeite kan getaxeerd worden of alle aanvragen voor de organisatie van je evenement nog op schema zitten.

Publicatie gemeentewebsite en Uit in Vlaanderen

Tijdens het proces heeft de gemeente de mogelijkheid om een evenement te publiceren op de gemeentewebsite en op Uit in Vlaanderen. Dit zal het evenement extra in de kijker zetten zonder dat de organisator er veel extra tijd in moet investeren.

Eat – sleep – rave – repeat

Wanneer het volledige traject is doorlopen, kan je bij een volgende editie eenvoudig terugvallen op de ingevulde gegevens van voorgaande jaren. De info van vorige edities kan eenvoudig gerecycleerd en aangepast worden. Dit om verdere efficiëntie en vereenvoudiging te realiseren.

Klaar voor een vereenvoudigde evenementorganisatie?

Contacteer ons

Deze gemeenten zijn reeds aan de slag met Evenementenkluis

Logo Mol - Evenementenkluis
Logo Balen - Evenementenkluis
Logo Kasterlee - Evenementenkluis
Logo Dessel - Evenementenkluis
logo-symbol